Apabila pembekal anda menghantarkan barangan kepada anda, anda boleh memasukkan Penerimaan Penghantaran (“Received Delivery Order”) dan juga maklumat invois yang dihantarkan oleh pihak pembekal.
Dengan setiap pesanan pembelian, anda perlulah membuat “Delivery Order” dan “Invoice”. Untuk membuat delivery order dan invoice, anda boleh menekan pada butang details. Paparan seperti berikut:
diingatkan, bahawa anda hendaklah ‘finalize’ dahulu Purchase Order anda sebelum membuat sebarang Penerimaan Penghantaran dan Penerimaan Invois.
Dengan menekan finalize, ini memastikan tiada sesiapa dapat mengubah maklumat Pesanan Belian (Purchase Order) tersebut.
Tekan “Edit” untuk mengubah sebarang maklumat dan “Delete” untuk memadam Pesanan Belian tersebut. Anda hanya boleh mengubah dan memadam sekiranya Pesanan Beliau tersebut masih belum “finalize”. Anda juga hanya boleh memadam pesanan belian sekiranya tiada “Received Delivery Order” dan “Received Invoices” yang telah dibuat untuk pesanan belian tersebut.
Setelah anda menekan “Details”, anda akan melihat maklumat Pesanan Belian tersebut dalam paparan seperti dibawah:
Untuk membuat penerimaan invois, anda hanya perlu menekan butang “Receive Invois” seperti pada bahagian atas kanan dalam Gambar 2.3.2. Anda akan mendapat paparan berikut:
Di sini, anda masukkan nombor rujukan invois yang anda terima dari pembekal dan jumlah amaun dalam invois tersebut, beserta kuantiti barangan yang dicaj dalam invois tersebut. Tekan butang “Save” di bahagian atas kanan untuk memasukkan maklumat tersebut ke dalam sistem.