Untuk mengakses modul ini, anda boleh pergi ke menu utama dan klik “Procurement”. Anda akan melihat paparan seperti dibawah:
Untuk mengeluarkan “Purchase Order” yang baru, tekan “Add New” seperti dibawah:
Setelah anda menekan pada ADD NEW, anda perlu mengisi segala maklumat yang diperlukan untuk membuat perolehan tersebut. Anda akan melihat paparan seperti di bawah:
Keterangan:
| 1 | Masukkan nombor rujukan sebutharga yang diberikan oleh pembekal yang digunakan sebagai rujukan untuk pembelian ini. |
| 2 | Pilih akaun pembekal. Sekiranya ini merupakan pembekal baru, sila tambahkan maklumat pembekal dalam modul CRM (Accounts). |
| 3 | Nyatakan subjek perolehan ini. |
| 4 | Masukkan nama pegawai yang bertugas berkenaan dengan perolehan ini. |
| 5 | Pilih projek yang berkaitan dengan perolehan ini (jika ada). |
| 6 | Sila pilih kaedah penghantaran barangan yang dibeli. |
| 7 | Masukkan nama FOB Port jika ada (sekiranya berkaitan dengan import/export). |
Apabila selesai mengisi maklumat seperti gambar di atas, anda perlu mengisi maklumat pembayaran (billing) dan penghantaran (shipping). Maklumat pembayaran merupakan maklumat di mana pihak pembekal akan gunakan untuk menghantar invois. Manakala maklumat penghantaran pula ialah maklumat tentang di mana dan kepada siapa mereka patut menghantar barangan yang dibeli oleh syarikat anda tersebut.
Keterangan:
| 1 | Pilih nama staf anda yang bertugas untuk perolehan ini bagi tujuan pembayaran |
| 2 | Masukkan nama orang yang bertugas di bahagian pembayaran untuk perolehan ini bagi tujuan pembayaran sekiranya anda memilih lain-lain (Other). |
| 3 | Masukkan nama yang akan membuat pembayaran untuk perolehan ini. Pembekal akan mengeluarkan invois mengikut nama di sini. (Biasanya nama syarikat anda) |
| 4 | Pilih nama staf anda yang bertugas untuk menerima barangan yang dihantar untuk perolehan ini. |
| 5 | Masukkan nama orang yang bertugas di bahagian penerimaan barangan untuk perolehan ini bagi tujuan penerimaan barangan sekiranya anda memilih lain-lain (Other). |
| 6 | Masukkan nama yang akan menerima barangan tersebut. (Biasanya nama syarikat anda) |
Setelah selesai mengisi segala maklumat yang diperlukan,anda perlulah menambahkan barang yang anda hendak beli. Anda boleh terus ke bawah dan anda akan melihat paparan seperti berikut:
Anda perlu menekan pada ‘ADD NEW ITEM’ untuk menambahkan barang yang anda hendak memesan di dalam pesanan pembelian tersebut.
Setelah anda menekan butang ADD NEW ITEM, anda akan dapat melihat paparan seperti di bawah:
Sekiranya barangan/servis yang ingin dibeli merupakan barangan/servis yang anda telah masukkan ke dalam modul Pricebook di modul CRM, anda boleh memilih barangan tersebut dan maklumat kod, nama dan deskripsi akan dikeluarkan secara automatik berdasarkan maklumat yang telah dimasukkan dalam Pricebook sebelum ini. Masukkan kuantiti dan harga belian anda.
Sekiranya anda ingin membeli barangan lain-lain, anda boleh memilih “Custom Product” dan masukkan maklumat barangan/servis tersebut secara manual beserta kuantiti dan harga. Tekan butang “Save” untuk menyimpan maklumat tersebut.
Selepas menyiapkan “Purchase Order”, anda boleh mencetak Purchase Order tersebut dengan memilih butang “PDF”, “Word” ataupun “Excel” berdasarkan format yang anda perlukan. Selepas dicetak, Purchase Order ini boleh dihantarkan kepada pembekal anda untuk tujuan pesanan pembelian.