Untuk permulaan dalam modul ini, anda perlu melihat pada konfigurasi terlebih dahulu supaya anda boleh menetapkan tetapan untuk CRM anda.
1) Tetapan (Settings)
Anda boleh melihat setting di konfigurasi seperti gambar dibawah:
Apabila anda menekan butang tetapan tersebut, anda sudah masuk ke halaman tetapan untuk CRM. Dibawah adalah paparan tetapan untuk CRM
Disini anda boleh menetapkan nombor rujukan untuk perjalanan CRM anda nanti. Untuk menetapkan peraturan negara, anda boleh menekan sebelah format nombor rujukan. Peraturan negara ini adalah bertujuan untuk menetapkan bahasa, GST dan bahagian-bahagian yang ada dalam negara anda. Anda akan dapat melihat paparan seperti dibawah untuk peraturan negara.
Disini anda boleh memilih samada negara mana yang anda mahu pilih.
Anda boleh menekan butang tepi peraturan negara untuk menetapkan tetapan untuk CRM. Anda akan melihat paparan seperti dibawah selepas menekan butang CRM SETTINGS:
Keterangan:
| 1 | Tetapkan staff anda yang terlibat dengan membuat invois. Jika anda memilih staff anda disini, hanya staff anda itu sahaja yang boleh membuat invois. |
| 2 | Disini anda boleh menetapkan samada report invois anda nanti mengikut lokasi yang anda tetapkan ataupun mengikut lokasi ibu pejabat anda sahaja. |
| 3 | Tetapkan disini sekiranya anda mahu hantar email secara automatik selepas menekan butang “FINALIZE” |
| 4 | Disini adalah tetapan untuk email anda. Anda pelru mengisi kesemua data yang diperlukan untuk email anda disini. |
| 5 | Tulis disini sekiranya anda mahu menetapkan email tetap untuk dihantar kepada pelanggan anda untuk QUOTATION |
| 6 | Tulis disini sekiranya anda mahu menetapkan email tetap untuk dihantar kepada pelanggan anda untuk ORDER ACCEPTANCE |
| 7 | Tulis disini sekiranya anda mahu menetapkan email tetap untuk dihantar kepada pelanggan anda untuk DELIVERY ORDER |
2) Pemilihan (Selections)
Bahagian pemilihan ini membolehkan anda menetapkan kategori barangan anda seperti Jenis Akaun,Sumber Utama dan banyak lagi.
Untuk dibahagian CRM ini yang pertama sekali anda mestilah melakukan pilihan.
1. Klik dibahagian “SETTING”.
2. Kemudian pilih pada "SELECTION" dan klik pada "View List".
3. Apabila anda memilih "View List", anda akan lihat segala maklumat seperti didalam gambar di bawah:
Keterangan:
| A | Tekan butang ini (Add) untuk tambahkan pilihan yang baru. |
| B | Tekan butang ini (edit) untuk mengemaskini data tersebut. |
| C | Tekan butang ini (Delete) untuk memadamkan data ini. Walau bagaimanapun, harap maklum bahawa data tersebut hanya boleh dipadamkan sekiranya masih belum digunakan lagi. Sekiranya ia telah digunakan, ia tidak boleh dipadamkan. |
Seterusnya, apabila anda memilih untuk menambahkan pilihan yang baru, anda akan pergi ke halaman berikut:
Keterangan:
| A | Masukkan nama pilihan tersebut |
| B | Pilih jenis pilihan tersebut. Maklumat adalah seperti berikut: Account Type: Jenis Akaun Lead Source: Sumber maklumat prospek Lead Status: Status Prospek Lead Type: Jenis Prospek Potential Type: Jenis Prospektif / Potensi / Peluang Potential Stage: Peringkat Prospektif / Potensi / Peluang Task Status: Status Kerja |
| C | Tekan butang ini untuk memasukkan data baru ini. |
3) Kategori Panggilan (Phone Call Categories)
Disini adalah paparan untuk menetapkan kategori panggilan telefon. Kategori ini akan dipaparkan apabila anda hendak membuat rekod panggilan telefon. Untuk menambah, anda boleh menekan butang “ADD NEW”. Anda akan dapatmelihat paparan seperti dibawah:
Anda hanya perlu memasukkan jenis kategori yang anda mahukan. Sekiranya anda mempunyai anak kategori, anda boleh menetapkan kategori permulaan terlebih dahulu. Selepas itu baru lah anda boleh menetapkan anak kategori bagi kategori anda tersebut.
4) Indeks Pencapaian Pekerja (Key Performance Index / KPI)
Modul ini untuk menilai keupayaan seseorang jurujual secara individu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam sistem OfficeCentral. Apabila anda memilih bahagian Key Performance Indic. dalam bahagian Configuration di CRM, anda boleh melihat sejauh mana staff anda mencapai KPI masing-masing.
1. Untuk mengakses modul ini, pergi ke modul CRM dan pilih bahagian “CONFIGURATIONS” dan pilih “KPI”
Diatas adalah paparan sekiranya anda menekan pada butang KPI. Disini menunjukkan berapa KPI yang telah anda tetapkan untuk pekerja anda.
Untuk melihat keseluruhan KPI untuk staff anda, anda boleh lihat dibawah:
1. Klik pada “KPI” seperti yang ditunjukkan dalam petunjuk 1 di bawah untuk melihat butiran KPI mereka atau untuk mengemaskini KPI mereka.
2. Setelah itu anda boleh lihat perincian, kemaskini KPI dan Report KPI seperti gambar dibawah.
Keterangan:
| 1 | Klik butang ini(Details) untuk melihat status KPI jurujual. |
| 2 | Klik butang ini(Update KPI) untuk penambahbaikan. |
| 3 | Klik butang Paparan ini (KPI Report) untuk memaparkan laporan KPI. |
Anda boleh menetapkan Sasaran tahunan dan bulanan dengan menekan “UPDATE KPI” :
“Leads” akan dikira berdasarkan bilangan leads yang baru ditambah ke dalam sistem.
“Accounts” akan dikira berdasarkan bilangan akaun yang baru ditambah ke dalam sistem.
“Meetings” akan dikira berdasarkan bilangan mesyuarat yang dihadiri dan direkodkan dalam “Meetings” di dalam sistem.
“Potentials” akan dikira berdasarkan amaun potensi projek yang direkodkan dalam “OfficeCentral”.
“Sales” akan dikira berdasarkan amaun jualan.
4.1 KPI Report
1. Klik pada bahagian “KPI Report”pada bahagian Configuration KPI dalam CRM
| 1 | Klik butang ini untuk melihat senarai rekod KPI. |
2. Pada halaman ini, anda akan dapat melihat rekod KPI jurujual untuk tarikh tertentu.
3. Anda juga dapat melihat pencapaian KPI pekerja anda melalui timeline seperti berikut dengan menekan butang details.
4.2 Update KPI
1) Bagi mengisi atau kemaskini KPI staf anda, Sila klik “Update KPI” seperti gambar dibawah:
2) Setelah itu, anda akan melihat paparan seperti dibawah dan isikan target syarikat anda:
5) Industri
Industri ini adalah untuk menetapkan industri-industri bagi pelanggan dan pembekal anda samada meraka semua terdiri daripada industri mana. Dibawah adalah paparan untuk tetapan industri:
Anda juga boleh menambahkan industri dengan menekan butang Add.